home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d6 / sale_c31.arc / PREFACE.TXT < prev    next >
Text File  |  1990-12-26  |  9KB  |  172 lines
  1.  
  2.                           Preface to the Tutorials
  3.  
  4.    At  the heart of this program is an automatic tickler file that relates 
  5.    activities  to prospects or clients.   IN-CONTROL [TM]  will  summarize 
  6.    dollars  spent  for  any  activity or  group  of  activities,  for  any 
  7.    prospect,  for  any  period of time.    Thus it is ideal  for  tracking 
  8.    revenue  or  expense data on a prospect or client,  but it can also  be 
  9.    used to summarize collections,  subscriptions,  or any monies  received 
  10.    for any one person or group of persons.
  11.  
  12.    Before  entering  an activity record,  you must first create  one  main 
  13.    record  in  the Prospect file.   From this record will be  related  all 
  14.    activities  about  that prospect or client.   Stated another  way,  you 
  15.    cannot  enter an activity into the Activity file unless you first  have 
  16.    an  entry in the Prospect file.   There is one  exception,  though.  If 
  17.    someone is using the program in your absence,  such as a secretary, the 
  18.    program  will  allow  him  or  her to  enter  an  unlimited  number  of 
  19.    activities  for a prospect or client called 'NEW'.   This exception  is 
  20.    intended  to be used intermittently in your absence and allows  you  to 
  21.    identify those activities that were recorded while you were gone. 
  22.  
  23.                         Definition of 'Company Name':
  24.  
  25.            In the Prospect file you will observe these three fields:
  26.  
  27.     First Name :                          Last Name :                     
  28.     Full Company name of Prospect :                              
  29.  
  30.    Let's  say  that you are making an entry for 'John Doe' and he  has  no 
  31.    company name.  Make these two entries:
  32.  
  33.     First Name :John   <====enter this    Last Name :Doe  <=====enter this
  34.     Full  Company  name of Prospect :         <====leave this line blank.  
  35.                                               
  36.    If you enter a first and last name for someone who has no company name, 
  37.    the program will create a company name on the screen for you of:
  38.  
  39.                            first name + last name.
  40.  
  41.  
  42.                 Observing how the program shows appointments:
  43.  
  44.    Bring  up the program (PROSPECT.EXE) the first time with this  command: 
  45.  
  46.                                      GO
  47.  
  48.    This  will  take you through the system installation process  and  will 
  49.    then present you with the Main Program Menu.   Once you see this,  exit 
  50.    the program with an 'X'.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.    After  you  have left the program ,  set the system date to January  2, 
  55.    1986, with the following command:
  56.  
  57.                 C>DATE  <====== enter this command
  58.                 Current date is Mon 12-01-1986       
  59.                 Enter new date: 1-02-1986 <==== enter this date
  60.  
  61.    A  number  of  appointment records are in the Test  Data  that  reflect 
  62.    appointments  made during the 2 weeks following January 2,  1986.   Now 
  63.    invoke the Prospect Tracking System by entering:  GO.  The program will 
  64.    then give you an analysis of the appointments for that day,  as well  a 
  65.    graphics presentation of all appointments for the next two weeks.   (It 
  66.    does this if you have at least one appointment for today.)
  67.  
  68.                           Preface to the Tutorials
  69.                                   Continued
  70.  
  71.                A Preview of the options that customize this system:
  72.                         Accessing the Custom Options:
  73.  
  74.    Let's  say that you don't want the program to show you the appointments 
  75.    every  time  you  bring up the program.  Once you arrive  at  the  Main 
  76.    Program Menu,  you will observe Option 5,  Other Options.   Enter a '5' 
  77.    (without quotes),  and you will then be at the Other Options Menu.   At 
  78.    this menu,  you have a number of options.   Later you can come back  to 
  79.    this  part  and explore the meaning of the various options  by  reading 
  80.    through the 'Help' file.  For now, enter 'C' to access:
  81.  
  82.                    C)  Customize this system to your needs
  83.  
  84.    You  will  then see the Custom Options Menu.    For now,  we  are  only 
  85.    interested in option 4,
  86.  
  87.              4)  Toggle initial graphics image for Appointments
  88.  
  89.    Before  selecting  option 4,  let's go to the Help file  to  understand 
  90.    exactly  what this option does.   Do this by entering an 'H' for  Help.  
  91.    Once  you have done this,  you will be in the Help file for the  Custom 
  92.    Options Menu.   Using the Up and Down arrows on your  keyboard,  scroll 
  93.    through the Help file until you come to the explanation for Option 4.
  94.  
  95.    After  you have  understood what Option 4 will do for you,  select  the 
  96.    'ESCAPE'  key to exit from the Help file.  You will then be back at the 
  97.    Custom  Options Menu.   For now,  enter '4' once and watch the  screen.  
  98.    The message to the right of Option 4 will change from [now on] to  [now 
  99.    off].   After  you have observed this change,  select '4' once more  so 
  100.    that  [now  off]  becomes  [now on],  thereby  restoring  the  original 
  101.    setting.   Later on,  when you become more proficient with the program, 
  102.    come  back to the Custom Options Menu and experiment with  the  various 
  103.    options available to you.  (You can,  for example, change the name used 
  104.    throughout  the program for Expenses to Collections or Revenues.   Many 
  105.    of  the names and titles used throughout this program can  be  modified 
  106.    through the Custom Options menu.)
  107.  
  108.    For  the  time being,  return to the Main Program Menu by entering  'R' 
  109.    twice.   Then exit the Main Program Menu by entering an 'X'.   Once you 
  110.    have returned to your default drive,  change the DATE back to the  true 
  111.    current date with the DATE command.
  112.  
  113.  
  114.                                 "Light bars"
  115.  
  116.    Each  selection on any menu is highlighted  with a light bar.   As  you 
  117.    scroll up or down the light bar, explanatory text appears on the bottom 
  118.    line of the screen,  explaining the highlighted option.  Each light bar 
  119.    selection has different explanatory text. 
  120.  
  121.                               Simplified Logic
  122.                  of accessing records in the Activity file:
  123.     
  124.    The  tutorials describe the process of adding records into the activity 
  125.    file  from the Activity file menu,  Add screen,  and will help  you  in 
  126.    understanding  the flow of logic in the program.   Over time,  however, 
  127.    some  new functions have been added into the program that  make  access 
  128.    into the activity file much more streamlined.  
  129.  
  130.    From the Prospect file, Get option, you will observe these 3 functions:
  131.  
  132.                                S   for  search
  133.                                F6  for Act Now
  134.                              F7 for Flash Report
  135.  
  136.    The  'S'  option gives you the ability to look at the Prospect file  in 
  137.    any one of six 'views' or search criteria:
  138.  
  139.                      "1)  Search by Company Name"
  140.                      "2)  Search by First Name"
  141.                      "3)  Search by Last Name"
  142.                      "4)  Search by Phone Number"
  143.                      "5)  View or search by Zip Code"
  144.                      "6)  View or search by Category"
  145.  
  146.    Once you select your 'view,' then all records are stacked or ordered in 
  147.    that sequence.   If, for example, you select the last name 'view', then 
  148.    after  you search and locate one record,  all records before and  after 
  149.    that one will be ordered alphabetically by last name.
  150.  
  151.    After  you  have  identified  and isolated your single  record  in  the 
  152.    Prospect file using this 'S' option,  then enter the 'F7' function key.   
  153.    In  a few seconds Flash Report will appear and will display to you  all 
  154.    associated activity records for the person.   The most recent  activity 
  155.    will appear first.     If,  for example, you have entered 50 activities 
  156.    for that person over the last three years,  then you will be looking at 
  157.    all  of those activities,  and can scroll up or down to see the  entire 
  158.    listing  of  comments that you had entered at the time  you  originally 
  159.    created the activity.
  160.  
  161.    At  that point,  you enter function key 'F6' for Act Now,  or  Activity 
  162.    Now.   This  single function key sets up a blank record in the activity 
  163.    file,  partly filled out with that person's information but waiting  on 
  164.    you  for  any comment specific to that activity as well as  any  future 
  165.    commitment date.  
  166.  
  167.    If  you  enter a commitment or callback date,  then in a few seconds  a 
  168.    window  appears and displays to you all associated activities  on  that 
  169.    date.   In  this way,  you can level your work load without leaving the 
  170.    record or while still on the phone.
  171.  
  172.